前回、地域の音楽イベントの運営を企画する際のことについて、記事を書かせていただきました。
今回、音楽イベント運営における最大の現実的な問題点、予算について考えてみようと思います。
もくじ
予算の規模感は一概に言えない…だからこそ概算を
「音楽イベントを自分たちで企画してやってみたい！」と思ってはみたものの、具体的にどれくらいお金がかかるのか…。
ここが分からないと、頭の中にぼんやりと描いている夢や理想を現実のものにすべく、一歩を踏み出す勇気は生まれませんよね。
では、具体的にいくらかかるのか…。
でもこれ、残念ながら、イベントの規模や実施手法によって大きく異なるので、一概に言うことは出来ません。
ただ、これから示すような作業を行うことで、イベント経費の概算額を見積もることはできます。
では早速、どれくらい必要なのか、考えていきましょう。
どのような経費が必要になるのか
まず、実際にイベントを実施するために必要な支出経費を見ていきます。
PA関係経費
まずは、何はなくともこれ、PA関係経費でしょう。
具体的には、スピーカーやミキサーなどをはじめとしたPA関係の機材レンタル料のほか、PAオペレーターの人件費、ギターアンプやベースアンプ、ステージピアノなどの楽器類もここに含まれます。
経費の大半が、このPA関係経費になると言ってよいでしょう。
これについては、PA業者やリハーサルスタジオなどが、楽器レンタルからPAまでをトータルで請け負ってくれるのが一般的です。
たとえば、関西・首都圏でリハーサルスタジオを展開するベースオントップさんは、PA事業に関してもかなりのノウハウを有しています。
価格面に関しては、複数の業者から見積もりをとるなどして、できるだけ安価に抑えるための努力をしたいところですが、一方で、安かろう悪かろうになってはいけませんから、価格と品質のバランスをうまくとっていくことが重要です。
特に、地域活性化系の音楽イベントで、PA関係経費をケチったがゆえに、ライブがグダグダになってしまい、失敗に終わってしまう話は、しばしば耳にします。経費を抑えたい台所事情も分かりますが、最低限、ノウハウのある業者さんへの委託は確実に行うようにしましょう。
逆に言うと、ここに十分な予算を投入できない状況に陥っている場合、音楽イベントの実施の是非も含めて、再検討しても良いくらいのレベルだと思います。
PR関係経費
先ほどと1字違いですが、全く性質が違うのが、PR関係経費。
具体的には、チラシのデザイン料や印刷経費のほか、もし既存メディアに広告を出稿する場合はその広告料、最近ではTwitterの有料広告が使われるパターンも増えているように聞いています。
なお、これは予算とは直接関係ありませんが、この手のイベントは、チラシを印刷して配れば「PRをやった感」をすごく感じることができますが、チラシのPR効果がどれくらいあるか、というのは慎重な議論が必要です。
ある程度イベントに興味のある人をターゲットにする場合、チラシは手に取って、しっかり読み込んでもらえるかもしれません。
でも、そうではないようなターゲットに対してのPRを行う場合、チラシは果たしてどれくらいの効果があるでしょうか。手に取ってもらってもすぐ捨てられたり、あるいはそもそも手に取ってもらえないような可能性も非常に高いと考えられます。
そうした中、チラシの作成や印刷には、ある程度の予算が必要になります。その予算を投じるに見合うだけのPR効果が得られているのかどうか…。
チラシという「物」を手にすることによって浮かれている場合ではありません。「本当に効果があるPRとは何か」というものを、ターゲットを細分化して考えながら、効果的に予算を使っていきたいところですね。
会場使用料
音楽イベントを実施する場所を借りるのに必要な経費です。
ライブハウスを借りるとなると会場使用料が必要になるのは分かりやすいですが（ライブハウスの場合はPA関係経費も会場使用料に含まれるのが一般的ですね）、公共施設であるホールや公園を会場とする場合（当然許可をとっている前提）でも使用料が必要になります。
なお、公共施設を会場にする音楽イベントの場合、行政を主催者とする形にしていれば使用料が不要になることもあります。（行政が自分のイベントのために、自分の場所を使っているだけ、という整理ですね）
行政を巻き込めていると、このあたりの融通が利きやすくなります。
行政を巻き込んだり公共施設を使ったりするときはコンプラに注意！
ただし、行政を巻き込んだり、公共施設を使ったりすると、コンプライアンス面が非常に厳しくなるという点には留意が必要です。少なくとも、各種法令や公共施設の設置・管理条例は確実に遵守しなければなりませんし、教育施設を利用する場合は、飲食すらNGになってしまう可能性も十分想定されます。
これらの法令・条例等については、本来、当然に守らなければならないものですが、イベント主催者としては、もう一段上の意識が必要になるということ。これを「デメリット」ということに個人的には違和感がありますが、会場使用料を浮かすメリットを享受する上では、留意が必要な事項であることは言うまでもありません。
イベント保険
このあたり、素人さんのイベント運営で、抜かし気味なところです。
イベントを運営していると、残念ながら何らかの事故が発生することは、想定しておかなければなりません。たとえばケガの類のほか、楽器・機材の損傷などです。
こういった事案の解決に当たって、何らかの金銭が必要になることは少なくなく、その際に対応できるのがイベント保険です。
音楽がらみのイベントは、活用している機材が高額なことも多いので、もしものとき、損害賠償を個人で負うことが難しくなる可能性は高いもの。
たとえば、万一出場者の楽器が事故で壊れてしまって、その楽器がフェンダーのヴィンテージストラトキャスターだったりしたら…。普通に考えたら、100万円～200万円の損害賠償請求を受けてしまいかねません。考えただけで、恐ろしいですよね。
このイベント保険は、必ず加入しておきましょう。
会場周辺警備費
こちらも忘れがちですが、責任あるイベント運営を行うためには欠かせないものです。
音楽イベントを実施すると、会場周辺が混雑し、場所によっては一般の交通の障害となることも十分あり得るところです。そのため、交通整理をする警備員がいると、安心してイベントを運営できるようになります。
また、最近、主演者の方と来場者の方との間でトラブルが生じるような事案もなくはないと聞きます。
現に私が携わったイベントでも、個性的なコスチュームの出場者さんが、ややこしい来場者にからまれて、面倒なことになりかけましたが、制服を着た警備員さんが様子を見に行くことで、トラブルが本格化する前に事なきを得ました。
このような事例もありますように、警備員の方がイベント会場にいる状況というのは、何かと安心ではないでしょうか。
なお、警備員さんは、法律上（警備業法）、特別な権限が与えられているわけではありませんので、本格的なトラブルを解決する場合、警察・消防などの力が必要になる点はご注意ください。
その他消耗品費など
とまあ、主要な経費はこのくらいかな、と思うのですが、実際にイベントを運営するとなると、これ以外にもさまざまな経費が必要になります。
それこそ、こまごまとした文房具などの消耗品費や郵送料、また打合せをどこかの会議室等で行う場合は会議室や集会所の使用料なども必要になります。また、明らかにイベントのために必要な交通費やレンタカーの借り上げ料なども、必要経費として整理できるでしょう。
これらについては、個別具体の経費を積み上げるというのはなかなか難しいでしょうから、「枠取り」的に予算を計上することになりそうです。この手の「枠予算」って、多額になりすぎず、かつ不足が生じないような数値を置くのが、なかなか難しいところですが…。
【まとめ】まずは概算でも数値を置いてみよう
とまあ、このように、きわめてざっくりではありますが、音楽イベントの予算について概観してみました。
具体的には、もっと細かく項目・数値を置いてみる必要があるのは言うまでもありませんが、予算の規模感をつかみたい場合、まずはこのくらいの項目について、見積もりをとってみて、それらを参考にしてみると良いでしょう。
そして、それが分かると、次の検討ステップに進めます。
このイベント経費に見合う財源を、どのようにして引っ張ってくるか…。これもまた、非常に難しい問題ですが、それもまずは経費の試算がしっかりできていることが前提。
大変ですけど、大成功に終わるイベントの様子を頭に浮かべながら、しっかり考えましょうね！
そういったときは、楽器店の下取りに持ち込んでも良いのですが、やはり重たい楽器ともなると、持って行くのも少し面倒だったりするもの。
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